¿Cuáles son los 7 elementos claves de un evento?

A la hora de posicionar a tu empresa y desarrollar sus relaciones, tanto internas como externas, la organización de eventos corporativos juega un papel importantísimo. No por nada, según cifras de Endless, el 80% de las compañías que exceden sus metas, aumentan su presupuesto para eventos al año siguiente. Un evento corporativo es un hito que afianza el espíritu y la imagen de tu empresa. Para que esto ocurra, es necesario poner especial atención a los detalles y dedicar tiempo a cada aspecto. Con todas las horas de trabajo y esfuerzo que toma la producción de un evento hay elementos que no puedes dejar pasar para hacer que un evento de negocios sea un éxito. Elegir una fecha ideal es un paso importantísimo para posicionar tu empresa de forma adecuada. De ella dependerán tanto la cantidad de personas que podrán asistir como la dinámica que se desarrollará. Organizar un buen evento de negocios es una tarea que requiere de tiempo, atención y cierta pericia. Nadie puede hacerlo solo.

Los eventos corporativos aportan enormes beneficios a las empresas. Algunos ejemplos son el fomento y la fortificación de las relaciones interpersonales entre los trabajadores, la fidelización y la motivación, generando así un mejor clima laboral. También son potentes instrumentos de comunicación institucional a nivel tanto interno como externo, orientados a clientes actuales y a aquellos potenciales. Se calcula que, en España, los eventos corporativos generan un volumen de negocio espectacular, aproximadamente de unos 5.000 millones de euros. Algunos factores que contribuyen a tal éxito son los siguientes: 1. Establecimiento de un propósito. Por qué se realiza ese evento, ¿y cuál es su objetivo principal? Sea la que sea la razón, tiene que ser claramente comunicada a todo el mundo que tenga la intención de atender, y como es evidente a los miembros de la empresa. Ayuda a la gente a saber lo que está pasando y estará preparada para ayudarte a conseguir tu misión. 2. Tener un plan. Al tener claro el “por qué”, es momento de pasar al “como”. Planear un evento exitoso requiere tener en cuenta múltiples detalles -lugar de celebración, comida, entretenimiento, lista de invitados…- Decide cómo quieres que sea tu evento y escribe los pasos que hacen falta para conseguirlo. Como bien decía W. Churchill “aquellos que fallan al planear, planean fallar”. 3. Delega esos planes. Al decidir los detalles del evento incluye también quién va a ser el responsable de llevarlos a cabo. ¡Es fácil cargarse demasiada responsabilidad cuando ya se tiene suficiente trabajo llevando un negocio… no quieras hacerlo todo! ten personal a tu lado que pueda ayudarte con las diferentes tareas. 4. Comunicación constante. Lo peor que puede pasar durante un evento es saber el mismo día de su celebración que ha habido un importante cambio de planes. Para evitar ese tipo de situaciones nada mejor que un establecimiento de un buen sistema de comunicación entre los miembros del equipo. Un simple email informativo puede marcar mucho la diferencia y evitar un grave incidente. Recuerda que “La comunicación es lo que hace un equipo más fuerte”. 5. Creatividad e innovación: Sorprende a los asistentes con un evento donde se pueda percibir un trabajo hecho con talento e imaginación. Eso le dará ese toque único y especial. El uso de la tecnología en la organización del evento puede hacer realidad cualquier cosa que el equipo tenga en mente. 6. Sostenibilidad. En los tiempos que corren es absolutamente recomendable que los eventos, por muy modernos que puedan ser, ayuden a la concienciación ecológica del público y a la sostenibilidad del planeta. Algunos consejos para conseguirlo pueden ser el uso de papel reciclado o reducir el reparto de folletos individuales, utilizando carteles con los enlaces a la página web del evento o hasta con códigos QR para los smartphones. 7. Evalúa. El feedback es un elemento clave después de la celebración de nuestro evento. Saber aquello que hemos hecho bien y lo que podríamos mejorar nos hace más grandes, y nos ayuda a mejorar en el futuro. Como dijo Ken Blanchard, autor y gestor empresarial, “El feedback es el desayuno de los campeones”. No es nada fácil organizar un evento y hacer que éste sea 100% eficaz. Aún así, todos tenemos los recursos necesarios para ir aprendiendo progresivamente y poniendo en práctica las claves del éxito empresarial. ¡Nunca es tarde para mejorar!

1. Establece Objetivos y Presupuesto Antes de comenzar la planificación de cualquier evento, es esencial definir claramente los objetivos que deseas alcanzar. 2. Concreta Fecha, Hora y Lugar La elección de la fecha, hora y lugar es crucial para el éxito de tu evento. 3. Define el Nombre del Evento y los Elementos Visuales El nombre del evento debe ser memorable y representar su propósito. 4. Planifica el Programa El programa del evento debe ser coherente con tus objetivos y atractivo para tus asistentes. 5. Confirma a los Colaboradores, Proveedores y Asistentes Comunícate con todos los colaboradores, proveedores y asistentes para confirmar su participación y asegurarte de que estén al tanto de los detalles del evento. 6. Revisa Todos los Detalles Antes del evento, revisa minuciosamente todos los detalles, desde la tecnología utilizada hasta la disposición de los asientos. 7. Pide Feedback y Mide Resultados Después del evento, solicita feedback de los asistentes y evalúa si se cumplieron los objetivos establecidos.

Los eventos institucionales son acontecimientos al que asisten representantes de instituciones públicas o privadas o celebridades del ámbito de la cultura, la política o la sociedad, y pueden tener objetivos muy diversos. Sin embargo, es importante realizar adecuadamente los eventos para generar buena imagen, cumplir sus objetivos, establecer relaciones de negocios o afianzar vínculos significativos con su audiencia. A continuación, te presentamos 7 factores clave para organizar eventos institucionales: Fijar objetivos Lo primero y más indispensable es fijar las metas que todos los colaboradores tendrán en común, para dirigir los esfuerzos de todos hacia el cumplimiento de estas y resolver los imprevistos que surjan compartiendo un horizonte en común. Para realizar un evento adecuadamente es menester un plan de acción. Este contiene el cronograma del evento, las tareas asignadas, los espacios que se designan para cada actividad y establece cuáles son los recursos por utilizar. Atención a los detalles Este aspecto incide directamente en la percepción de los asistentes y, como consecuencia, en el cumplimiento de los objetivos. Incluye la elección del lugar, fecha, servicio atento y amable, decoración y un catering de altura que contemple variedad gastronómica. Creatividad Este punto marca la diferencia, puesto que rompe con la monotonía y brinda un carácter especial en el evento para ser recordado y disfrutado por la audiencia. Además, la creatividad contribuye a la solución de conflictos imprevistos de manera ingeniosa. Seguridad Se trata de considerar las condiciones que atiendan la seguridad de todas las personas que formarán parte del evento, especialmente en los casos de asistentes de alto rango social o celebridades. Cualquier evento de carácter institucional conlleva un estricto protocolo, el cual siempre debe adaptarse a la institución y situación en particular que convoca el acontecimiento. Para ello es indispensable contar con un equipo profesional que lleve a cabo esta actividad. Todo evento busca asistencia, por lo que es clave la promoción de este para que acuda la audiencia, pero también para publicitar la actividad una vez realizada; es decir, dar noticia del evento para llegar a más público. Estos son tan sólo algunos de los factores más importantes y necesarios para organizar un evento institucional. Como podrás notar, requiere de personas instruidas en el conocimiento y aplicación de la gestión de este tipo de ejercicios, que prioricen el desarrollo de habilidades comunicativas, administrativas, creativas y resolutivas. En ESDAI Guadalajara ofertamos la Maestría en Gestión de Eventos y Protocolo Institucional con el objetivo de formar especialistas con los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para la planeación, organización y control de cualquier tipo de evento, con una preparación avanzada que les permita destacar entre la competencia nacional e internacional. ¡Te invitamos a conocerla! Agenda una sesión informativa: También podría interesarte: ¿Qué posgrados puedes estudiar en ESDAI Guadalajara? Ceremonial y protocolo: ¿para qué se usan? 5 beneficios de estudiar un posgrado en Protocolo ¿Qué aprendes en una especialidad en Organización de Eventos? Contenido relacionado: 5 motivos por los que debes saber más de protocolo de eventos Promoción Todo evento busca asistencia, por lo que es clave la promoción de este para que acuda la audiencia, pero también para publicitar la actividad una vez realizada; es decir, dar noticia del evento para llegar a más público. Estos son tan sólo algunos de los factores más importantes y necesarios para organizar un evento institucional. Como podrás notar, requiere de personas instruidas en el conocimiento y aplicación de la gestión de este tipo de ejercicios, que prioricen el desarrollo de habilidades comunicativas, administrativas, creativas y resolutivas. En ESDAI Guadalajara ofertamos la Maestría en Gestión de Eventos y Protocolo Institucional con el objetivo de formar especialistas con los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para la planeación, organización y control de cualquier tipo de evento, con una preparación avanzada que les permita destacar entre la competencia nacional e internacional. ¡Te invitamos a conocerla! Agenda una sesión informativa: También podría interesarte: ¿Qué posgrados puedes estudiar en ESDAI Guadalajara? Ceremonial y protocolo: ¿para qué se usan? 5 beneficios de estudiar un posgrado en Protocolo ¿Qué aprendes en una especialidad en Organización de Eventos?

Determine sus personajes. Usted no puede comenzar a abordar las preferencias y necesidades de su público hasta que haya creado una serie de personajes de la audiencia que le permitirá abordar las cuestiones más significativas y las objeciones pertinentes que participan en el proceso de asistir a su evento. Usted puede encontrar en su proceso de determinación de la audiencia personajes que algunas de estas categorías representan una oportunidad mayor que otros. Es la señal de un vendedor de eventos sabio que son capaces de seleccionar los segmentos de su público que van a ofrecer las mayores cifras de asistencia. Con el fin de fomentar la fidelidad de la audiencia y se repita la venta de entradas, sus promociones deben mantenerse durante todo el año. Si su evento integra oradores invitados, no hay mejor manera de promocionarlo que configurar un chat en vivo a través de Twitter o una videoconferencia masiva a través de Google+ Hangouts y deje que su público potencial interactue con ellos mucho antes de tiempo. Si pueden estar expuestos a la sabiduría colectiva de sus invitados antes del evento y se les presenta la oportunidad de hacer preguntas, van a convencerse de la necesidad de asistir a su evento. Es imperativo que usted no piense en un podcast de evento como solo una hora de duración y media de comerciales, como sea necesario para proporcionar valor a sus oyentes con el fin de conducirlos para que asistan en realidad a su evento. La propuesta de valor única de su evento tiene que ser comunicada con la mayor claridad e impacto. Cada aspecto de su marketing para eventos tiene que ser capaz de responder con elegancia y elocuencia la pregunta: “¿Qué voy a conseguir de este evento”? Si usted puede demostrar que su caso tiene un valor claro e inequívoco a la audiencia, los atraerá a usted.

Planifica, planifica, planifica. Una buena planificación previa es fundamental. Tener en mente todos los elementos. Sería ideal poder contar con mucho tiempo de antelación para evitar sorpresas. Tener claro qué se quiere conseguir. Parece una obviedad, pero, hay que establecer con tiempo cuál es el objetivo del evento en sí. Involucra a toda la empresa. Un evento de empresa tiene que respirar y transmitir la cultura corporativa, cuantos más empleados de la compañía se impliquen y se sientan partícipes, mejor. Nunca descuides la imagen. Hay que cuidar la imagen de cada evento, por pequeño que sea. Cada jornada o evento tiene su importancia, debe estar cuidado. Rodéate de un buen equipo. En todo evento, sobre todo los más grandes, necesitaremos subcontratar una gran cantidad de servicios. Apuesta por los mejores contenidos. Vivimos en la época dorada del contenido. Cada vez encontramos ponentes más especializados en todo tipo de temas, pero hay que saber elegirlos bien. Comunica mucho y bien. En muchos casos, un evento parece que ha fracasado cuando la asistencia ha sido mucho más baja de lo esperado. Por fortuna, tenemos a nuestra disposición más canales que nunca para dar a conocer el evento: sitios web especializados, notas de prensa, redes sociales, blogs… Aprovéchate de las ventajas de las nuevas tecnologías, busca embajadores de marca y aliados que ayuden a comunicarlo. Estos son solamente algunos consejos, sin duda hay muchas más cosas a tener en cuenta a la hora de organizar un evento. Pero con estos siete elementos en nuestra cabeza, estaremos un paso por delante para lograr que cualquier evento sea un éxito.