¿Cuáles son los 7 elementos claves de un evento?

Los eventos institucionales son acontecimientos al que asisten representantes de instituciones públicas o privadas o celebridades del ámbito de la cultura, la política o la sociedad, y pueden tener objetivos muy diversos. Sin embargo, es importante realizar adecuadamente los eventos para generar buena imagen, cumplir sus objetivos, establecer relaciones de negocios o afianzar vínculos significativos con su audiencia. A continuación, te presentamos 7 factores clave para organizar eventos institucionales: Fijar objetivos Lo primero y más indispensable es fijar las metas que todos los colaboradores tendrán en común, para dirigir los esfuerzos de todos hacia el cumplimiento de estas y resolver los imprevistos que surjan compartiendo un horizonte en común. Para realizar un evento adecuadamente es menester un plan de acción. Este contiene el cronograma del evento, las tareas asignadas, los espacios que se designan para cada actividad y establece cuáles son los recursos por utilizar. Atención a los detalles Este aspecto incide directamente en la percepción de los asistentes y, como consecuencia, en el cumplimiento de los objetivos. Incluye la elección del lugar, fecha, servicio atento y amable, decoración y un catering de altura que contemple variedad gastronómica. Creatividad Este punto marca la diferencia, puesto que rompe con la monotonía y brinda un carácter especial en el evento para ser recordado y disfrutado por la audiencia. Además, la creatividad contribuye a la solución de conflictos imprevistos de manera ingeniosa. Seguridad Se trata de considerar las condiciones que atiendan la seguridad de todas las personas que formarán parte del evento, especialmente en los casos de asistentes de alto rango social o celebridades. Cualquier evento de carácter institucional conlleva un estricto protocolo, el cual siempre debe adaptarse a la institución y situación en particular que convoca el acontecimiento. Para ello es indispensable contar con un equipo profesional que lleve a cabo esta actividad. Todo evento busca asistencia, por lo que es clave la promoción de este para que acuda la audiencia, pero también para publicitar la actividad una vez realizada; es decir, dar noticia del evento para llegar a más público. Estos son tan sólo algunos de los factores más importantes y necesarios para organizar un evento institucional. Como podrás notar, requiere de personas instruidas en el conocimiento y aplicación de la gestión de este tipo de ejercicios, que prioricen el desarrollo de habilidades comunicativas, administrativas, creativas y resolutivas. En ESDAI Guadalajara ofertamos la Maestría en Gestión de Eventos y Protocolo Institucional con el objetivo de formar especialistas con los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para la planeación, organización y control de cualquier tipo de evento, con una preparación avanzada que les permita destacar entre la competencia nacional e internacional. ¡Te invitamos a conocerla! Agenda una sesión informativa: También podría interesarte: ¿Qué posgrados puedes estudiar en ESDAI Guadalajara? Ceremonial y protocolo: ¿para qué se usan? 5 beneficios de estudiar un posgrado en Protocolo ¿Qué aprendes en una especialidad en Organización de Eventos? Contenido relacionado: 5 motivos por los que debes saber más de protocolo de eventos Promoción Todo evento busca asistencia, por lo que es clave la promoción de este para que acuda la audiencia, pero también para publicitar la actividad una vez realizada; es decir, dar noticia del evento para llegar a más público. Estos son tan sólo algunos de los factores más importantes y necesarios para organizar un evento institucional. Como podrás notar, requiere de personas instruidas en el conocimiento y aplicación de la gestión de este tipo de ejercicios, que prioricen el desarrollo de habilidades comunicativas, administrativas, creativas y resolutivas. En ESDAI Guadalajara ofertamos la Maestría en Gestión de Eventos y Protocolo Institucional con el objetivo de formar especialistas con los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para la planeación, organización y control de cualquier tipo de evento, con una preparación avanzada que les permita destacar entre la competencia nacional e internacional. ¡Te invitamos a conocerla! Agenda una sesión informativa: También podría interesarte: ¿Qué posgrados puedes estudiar en ESDAI Guadalajara? Ceremonial y protocolo: ¿para qué se usan? 5 beneficios de estudiar un posgrado en Protocolo ¿Qué aprendes en una especialidad en Organización de Eventos?

Determine sus personajes. Usted no puede comenzar a abordar las preferencias y necesidades de su público hasta que haya creado una serie de personajes de la audiencia que le permitirá abordar las cuestiones más significativas y las objeciones pertinentes que participan en el proceso de asistir a su evento. Usted puede encontrar en su proceso de determinación de la audiencia personajes que algunas de estas categorías representan una oportunidad mayor que otros. Es la señal de un vendedor de eventos sabio que son capaces de seleccionar los segmentos de su público que van a ofrecer las mayores cifras de asistencia. Con el fin de fomentar la fidelidad de la audiencia y se repita la venta de entradas, sus promociones deben mantenerse durante todo el año. Si su evento integra oradores invitados, no hay mejor manera de promocionarlo que configurar un chat en vivo a través de Twitter o una videoconferencia masiva a través de Google+ Hangouts y deje que su público potencial interactue con ellos mucho antes de tiempo. Si pueden estar expuestos a la sabiduría colectiva de sus invitados antes del evento y se les presenta la oportunidad de hacer preguntas, van a convencerse de la necesidad de asistir a su evento. Es imperativo que usted no piense en un podcast de evento como solo una hora de duración y media de comerciales, como sea necesario para proporcionar valor a sus oyentes con el fin de conducirlos para que asistan en realidad a su evento. La propuesta de valor única de su evento tiene que ser comunicada con la mayor claridad e impacto. Cada aspecto de su marketing para eventos tiene que ser capaz de responder con elegancia y elocuencia la pregunta: “¿Qué voy a conseguir de este evento”? Si usted puede demostrar que su caso tiene un valor claro e inequívoco a la audiencia, los atraerá a usted.

Planifica, planifica, planifica. Una buena planificación previa es fundamental. Tener en mente todos los elementos. Sería ideal poder contar con mucho tiempo de antelación para evitar sorpresas. Tener claro qué se quiere conseguir. Parece una obviedad, pero, hay que establecer con tiempo cuál es el objetivo del evento en sí. Involucra a toda la empresa. Un evento de empresa tiene que respirar y transmitir la cultura corporativa, cuantos más empleados de la compañía se impliquen y se sientan partícipes, mejor. Nunca descuides la imagen. Hay que cuidar la imagen de cada evento, por pequeño que sea. Cada jornada o evento tiene su importancia, debe estar cuidado. Rodéate de un buen equipo. En todo evento, sobre todo los más grandes, necesitaremos subcontratar una gran cantidad de servicios. Apuesta por los mejores contenidos. Vivimos en la época dorada del contenido. Cada vez encontramos ponentes más especializados en todo tipo de temas, pero hay que saber elegirlos bien. Comunica mucho y bien. En muchos casos, un evento parece que ha fracasado cuando la asistencia ha sido mucho más baja de lo esperado. Por fortuna, tenemos a nuestra disposición más canales que nunca para dar a conocer el evento: sitios web especializados, notas de prensa, redes sociales, blogs… Aprovéchate de las ventajas de las nuevas tecnologías, busca embajadores de marca y aliados que ayuden a comunicarlo. Estos son solamente algunos consejos, sin duda hay muchas más cosas a tener en cuenta a la hora de organizar un evento. Pero con estos siete elementos en nuestra cabeza, estaremos un paso por delante para lograr que cualquier evento sea un éxito.