Prepara reuniones y ciertas llamadas. Creo que todos preparamos las reuniones importantes.
Cuando fijes o aceptes una reunión crea inmediatamente una tarea en tu lista 1-2 días antes, para poder prepararla bien.
Muchas veces 15 minutos bastan para mirar y anotar lo que vas a tratar, los puntos clave, etc.
Habla el lenguaje de las fechas y plazos.
En correos, reuniones, llamadas o conversaciones de pasillo, introduce ya esa coordenada de oro en el lenguaje de las fechas: CUÁNDO.
Y si los demás no lo indican cuando piden algo, pregunta.
Trocea el trabajo en partes más pequeñas.
Conociendo bien las fechas puedes repartir mejor tu trabajo: dividirlo en fases, partes y tareas más pequeñas, para poder empezar pronto y distribuirlo mejor en los huecos de tu Agenda en los días previos a la entrega o fecha límite.
Haz un buen seguimiento de lo que te deben.
En el momento de encargar-pedir-delegar algo, crea una tarea en tu lista para hacer un seguimiento posterior en tal fecha.
Y asegúrate de que poner margen suficiente para la acción de seguimiento: ya sea enviar un correo, hacer una llamada o comentarlo en una reunión, pregunta por eso cuando todavía hay un colchón de días suficiente.
Revisa SIEMPRE diaria-semanalmente.
Llámalo Planificación si te gusta más.
A mí nunca me ha importado el nombre pero sí lo que implica: mirar tu trabajo ANTES de empezar el día y la semana y prepararlo en condiciones.
No puedes empezar a trabajar a ciegas, sin saber lo que tienes y no tienes que hacer, sin marcar objetivos y visión, sin adelantarte a reuniones y llamadas, sin identificar el core de ese día o de esa semana, sin otras muchas cosas que haces en ese momento innegociable de preparación revisión diaria y semanal.
Crea un evento repetitivo en tu Agenda-Calendario para asegurar que diaria y semanalmente harás esos dos ejercicios que representan la base de la anticipación en el trabajo.
Asegúrate sobre todo de repetirlo al terminar la semana para hacer un buen cierre y anticiparte bien a todo lo que viene en adelante.
La anticipación e ir por delante de tu trabajo es algo que se puede entrenar.
Y vale más que malgastar tu energía haciendo listitas.
La anticipación está presente en numerosos momentos de tu trabajo.
Y por repetidos la mayoría terminan perdiendo relevancia… vamos, que pasamos olímpicamente.